人工管理方式给工作带来了种种不便。
首先，人工管理方式效率较低，在管理人员缺乏的情况下无法做到24小时全天候监控管理。涉密物品的登记、存储、借出、归还、维修、报废等环节都需要人工参与，过程繁琐，涉及人员众多，降低了工作效率。
其次，人工管理方式较为单一，不能适应当前管理方式的多样性要求，无法多角度地对某个、某类涉密物品或人员的记录进行查阅、管理，缺乏多层次的管理手段。
再次，人工管理方式在实时监控方面效率低下。对于个别非授权携带涉密物品外出的情况，仅靠人工检查，无法实时有效地发现诸如涉密U盘、涉密光碟等体积小、便于携带的涉密物品，存在漏报的可能。
RFID技术的涉密智能档案柜是在传统档案柜的基础上，采用超高频RFID技术。在涉密档案文件上贴上RFID电子标签，在各存储单元格内安装读出设备。利用超高频RFID技术优势，非接触、批量采集所有保存涉密资产的信息，实现对涉密资产的不间断监视、高效管理，可随时远程了解涉密资产的状态，并可结合防控系统，大大提高涉密资产的保全率。
最后，人工管理的方式无法做到涉密物品的及时清点，一旦存在漏报，人工管理的方式也无法及时地做到事后发现。因此，通过技术手段改善现有涉密单位资产的管理模式，减轻或解决人工管理模式存在的不足，对涉密资产的管理具有重要意义。