基于RFID技术的档案管理系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括集成RFID功能的RFID标签、通道门、手持终端、发卡器等设备，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。RFID读写设备的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库；RFID手持终端是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。发卡器作用是完成发放设置馆员权限卡功能。
1）人员管理： 对于馆内工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡，作为出入档案室的唯一身份标识，RFID门禁卡采用内嵌RFID标签的卡片，可在其中的RFID标签的存储晶片中多次读取管理员以及外来人员的基本信息，用于身份辨识与查阅权限操作等。
2）物品管理：对于需要管理的物品：档案袋、档案盒、密集架等。每个档案袋和档案盒上都黏贴一张超高频RFID标签，每张标签作为档案盒的唯一身份标识。由于标签数量大，使用相关的RFID标签打印机能够进行大批量改写，操作快，方便统一改写。
在库房档案盘点时，馆内工作人员使用相关的超高频RFID读写设备进行库内盘点。达到速度快、准确率高等效果。
档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID手持机扫描档案标签，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员进行现场核对，使用手持机修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。盘点过程不需要打开档案袋即可完成对整盒档案的盘点。
同样利用上述手持终端去查找一个特定档案，查询和核对其详细信息。当需要将一份档案上架到特定位置时，需要用手持机读取待上架的档案rfid标签，然后读取货架储位标签，完成档案与储位的绑定，记录到软件系统。
当外部人员需要借阅档案或者归还档案时， 我们提供一个小巧便捷的方式供零散档案的登记。 库管员或者服务大厅窗口工作人员需要将借阅的档案从档案架上取下来现在一个桌面式RFID 阅读器读取一遍，以登记到系统。 登记过的档案从库房门口的RFID通道门经过才不会报警。
归还时的工作流程一样， 需要先在窗口做归还登记，扫描RFID芯片记录到系统，如库房门口时才不会报警。否则就会异常报警。
在档案室、阅览室的各个开放式门口安装非法出库检测RFID通道门，后台系统把需要出入库的档案信息（编号、RFID号、出库类型）推送到检测服务，检测服务通过通道门实时读取标签号，把读取到的标签号在待出库标签中查询，如果未查询到，向后台系统报告非法出库标签，并联动通道门报警系统。同时档案经过RFID通道门时，可以实时记录档案的位置信息，能够对档案进行安全控制，达到防盗和监控的目的。