实施固定资产管理系统需要做好哪些准备工作?固定资产管理系统的成功应用,除了从软件本身的功能和售后服务外,还应该多从公司内部着手。如果企业没有做好以下几点,同样存在失败的隐患。
1、指定专业人士
俗话说得好,“专业的事交给专业的人”,最好是由公司领导牵头,固定资产管理部门配合,制定相应的固定资产管理制度,分配给各部门负责具体的工作。领导带队,无形之中给员工一个信号,公司上固定资产管理系统的决心,各部门人员必须配合,那么各部门也会积极参与,系统实施工作得到全面的配合。
2、前期上线培训
固定资产管理系统是信息化时代的产物,融入RFID射频识别技术、二维码识别技术、计算机处理技术、互联网通信技术等。对于长期习惯于统管理的员工来说,突然从手工记账到线上办公,一时接受新的工作方式,执行起来比较困难。固定资产管理系统上线前,公司应该组织至少两到三次的培训,普及固定资产管理系统蕴含的管理理念,让员工熟悉系统,并尽快运用起来。
3、数据整理工作
固定资产管理系统是要和数据打交道的。比如:资产基本信息,折旧数据、盘点数据、统计数据、分析数据、配置信息存储、历史操作记录,图表管理等等;数据是各种信息的基础,是推动公司良性发展的依据。为公司资产评估、决策提供可靠的依据,避免公司在固定资产管理环节上可能造成的隐患。
4、系统选型工作
公司在选择固定资产管理系统时,一定要重在“适用”,而不是一昧追求“低价”,甚至是“免费”。选择不当,犹如花钱背包袱,必然陷入进退两难的境地。公司在选择固定资产管理系统服务商时,一定要选适合自身的,能提供稳定的售后服务的,才能更好地发挥出固定资产管理软件的价值。
5、制定规章制度
俗话说得好“无规矩不成方圆”,公司制定的所有的规章制度都是为了更好地运用固定资产管理系统,从而达到优化审批流程、防止资产流失、提高资产的使用效率、同时有利于盘活资产使之发挥应有的功能。如果我们不按照原则办事,就好比是在黑暗中瞎闯,最后,把大家对新事物的积极性耗费殆尽,使固定资产管理系统项目陷入不死不活的状况。
6、重组业务流程
固定资产管理系统不仅是一套软件,也是一个管理工具,它融入了现代企业的管理思维、搭配相关管理制度,借助电脑,来达成公司制定的管理目标。固定资产管理系统需要结合公司的实际情况进行定制,如果不考虑上线后的实施情况,最后必然会退回到实施前的老路上去。
7、制定工作规范
制定“工作规范”,一是为了推动公司固定资产管理信息化进程;二是为了规范信息化环境下的固定资产管理工作。实施固定资产管理系统对公司来说,是一场深刻的管理革命,变革的成果必须用新的“规范”来约束。没有这样的“规范”,迟早会倒退到老路上去,功亏一篑,前功尽弃。